Datorn får mer tid än patienterna

Distriktssköterskan Nina Thool tycker att hon har ett fantastiskt arbete — men arbetsglädjen grumlas av administration och krångel. "Massor av tid går åt till att bevisa och rapportera vad vi gör". Hur blev det så här? Vårdfokus granskar administrationsbördan.

Nina Thool står vid kopieringsmaskinen med en stor bunt papper i handen. Det är signeringslistor som ska skannas in för att sedan bifogas rätt patientjournal. Ett tidsödande arbete för sjuksköterskorna inom Skövde kommuns hemsjukvård.

Sjuksköterskorna tillbringar mycket tid här på kontoret som ligger i utkanten av Skövde. De dokumenterar, skriver listor, svarar i telefon, fixar ordinationer, lägger beställningar, läser och svarar på mejl, skriver vårdplaner, fyller i blanketter, skriver delegationer, lämnar statistik, sitter i telefonköer, jagar läkare, rapporterar, signerar, screenar, skannar… Pappersarbetet och tiden vid datorn ökar hela tiden. De loggar in och ut i olika program.

– Vi drunknar verkligen, det blir bara mer och mer och inte blir det mer lättarbetat, säger Nina Thool.

Träffar patienter två timmar per dag

Hon sätter sig i bilen för att åka ut på dagens andra patientbesök. Hemma hos Anita Persson står dörren öppen, dagen är varm och distriktssköterskan är väntad. Medan Nina Thool lägger om ett bensår småpratar de om skolavslutningar och en kommande operation. Det är den här delen av arbetet som hon känner är viktig och meningsfull.

Vårdfokus bad Nina Thool att skriva dagbok för två helt vanliga arbetsdagar. Det visar sig att under en arbetsdag träffar hon patienter i sammanlagt två timmar. Resten av tiden går åt till administration, förflyttning och möten.

– Ändå är det svårt att hinna med all dokumentation. Vårt journalsystem är ganska krångligt och det krävs mycket tankearbete kring dokumentation, säger hon.

Mer kontorsarbete än omvårdnad

Två timmar per dag – det är faktiskt den genomsnittliga tiden som sjuksköterskor inom hemsjukvård och på äldreboenden ägnar åt direkt patientarbete. Det visar tidsmätningar som gjorts i ett tiotal kommuner av Kajsa Thorsell, sjuksköterska och doktor i medicinsk vårdvetenskap, som tagit fram ett mätverktyg i sin forskning.

– Sjuksköterskor tycker inte att de tillbringar så mycket tid som de skulle vilja ute hos patienterna. Det känns förstås frustrerande och många frågar sig hur det kunnat bli så att de får ägna mer tid åt kontorsarbete än omvårdnad, säger Kajsa Thorsell.

Hon började själv som distriktssköterska för 40 år sedan i Hässleholms kommun och hade ett landsortsdistrikt.

– Då hann jag nog med tio–tolv patienter per dag, men jag kunde själv planera mina dagar så det blev minsta möjliga tid i bilen och så hade jag inte all den dokumentation som de har i dag, säger Kajsa Thorsell.

Mycket onödig administration

Hon anser att en hel del av administrationen är onödig och att mycket av det som görs faktiskt inte skulle behövas.

– Om man gör upp en plan för patienten och sedan följer den behöver man inte dokumentera annat än det som avviker från planen. Men i dag finns mycket osäkerhet och en stor rädsla för att göra fel, både hos den enskilda sjuksköterskan och hos vårdgivarna, så man dokumenterar för att ha ryggen fri.

Läs också: Därför växer vårdbyråkratin

Vårdfokus har pratat med sjuksköterskor över hela landet som alla vittnar om att de dignar under administrationsbördan.

– Det är som att vi hela tiden måste bevisa vad vi gör. Först gör vi vårt arbete, men sedan ska det kontrolleras och föras statistik på det vi har gjort, säger Nina Thool.

Känner sig kontrollerade

Patrik Hall är professor i statsvetenskap vid Malmö högskola och har skrivit boken Managementbyråkrati. Han beskriver det som ett dubbelarbete där man först måste göra en uppgift och sedan dokumentera att man har gjort den. Beslutsfattarnas kontrollambitioner bottnar oftast i en god vilja och en önskan om att säkerställa kvaliteten, men risken är att dokumentationskraven tar fokus från kärnverksamheten och att det viktigaste blir att visa upp vad man gör för överordnade som vill se tydliga resultat.

Nina Thool och hennes kolleger frågar sig till exempel om det är relevant att alltid screena alla patienter, att göra fallriskbedömning, näringsstatus, munhälsobedömning med mera.

– Man kan ju undra varför vi alltid måste göra alla dessa bedömningar som sedan ska rapporteras vidare. För vems skull gör vi det? För oss sjuksköterskor är det till exempel självklart att vi ser till att våra patienter är smärtlindrade och det fungerar ofta bra utan smärtskalor om man använder sitt sunda förnuft och tittar efter tecken på smärta eller oro. Men om vi inte använder bedömningsinstrument som VAS eller Abbey Pain Scale blir det dåligt resultat för kommunen i det palliativa registret, säger Nina Thool.

Samma situation på vårdcentralerna

Det är inte bara i hemsjukvården och på äldreboendena som det ser ut så här. Många vittnar om att administrationsbördan är tung även på andra håll i vården.

Distriktssköterskan Eva Anskär har forskat på och skrivit sin avhandling om hur personal på vårdcentraler använder sin tid. Det visade sig att endast en tredjedel av arbetstiden ägnas åt direkt patientarbete. Resten går till olika former av administrativt arbete, allt från dokumentation till möten och mejl.

Samtliga professioner vid elva vårdcentraler i sydöstra Sverige ingick i studierna. I ett första skede fick de svara på hur mycket tid de trodde att de ägnar åt olika arbetsuppgifter. Därefter gjordes tidsstudier där de fick registrera tidsåtgången för de olika uppgifterna varje dag under två veckor.

Tar mer tid än man tror

Inom samtliga yrken hade man underskattat hur mycket tid administrationen tar. Personalen trodde att de ägnade mer tid åt patienter än vad de i själva verket gjorde. Det som framför allt underskattades var ”övrig” administration som exempelvis möten, mejl, handledning, schemaläggning, hantering av utrustning, lokaler och datorer.

– Det kanske inte är möjligt att dra ner på det arbete som är mer direkt förknippat med patienterna, som dokumentation, remisshantering och inmatning av data till kvalitetsregister. Men jag kan tycka att de här tidsstudierna visar att det finns mycket administration som personalen på vårdcentraler ägnar onödigt mycket tid åt – tid som skulle kunna användas till patienterna i stället, säger Eva Anskär.

Hon skulle önska att det fanns mer servicepersonal för alla uppgifter som inte är direkt vårdrelaterade, till exempel att kopiera papper, fixa så dokument som ska förstöras kommer till papperstuggen eller hålla ordning i väntrum och kök.

Läs också: ”Dokumentation ska vara enkelt – inte en börda”

Assistent som hjälper till

Det är något som Nina Thool på hemsjukvården i Skövde håller med om. Nyligen fick de en assistent på kontoret som hjälper till med just det där praktiska arbetet som att förstöra dokument och fylla på förråd. Och sedan en tid tillbaka slipper sjuksköterskorna ha en ringade telefon i fickan när de åker ut på besök. Numera tar i stället två sjuksköterskor, som sitter på ett kontaktcenter i stadshuset, alla samtal.

– Hade vi inte fått den avlastningen hade jag nog gått in i väggen. Men det finns fortfarande mycket kvar att göra, för även om det här är ett väldigt roligt jobb känns det ibland som att all arbetsglädje drunknar i administrationskraven.